در فرآیند حسابداری شرکتها، لازم است کلیه هزینه های پرداختی ثبت شود. سوال اینجاست نحوه ثبت هزینه در نرم افزار سپیدار (و حتی سایر نرم افزار های حسابداری) چه مراحلی دارد؟ اگر این هزینه ها از طریق کارمندان و تنخواه گردان شرکت انجام بشود، نحوه ثبت آن چیست؟
قالباً از دید حسابداری هزینه ها به دو دسته “هزینه های عملیاتی” و “هزینه های غیرعملیاتی” تقسیم بندی میشوند. اما از نظر نحوه ثبت هزینه در نرم افزار حسابداری دو دسته بندی دیگر خواهیم داشت:
دسته اول: هزینه هایی که مستقیماً از حساب های اصلی شرکت به تامین کننده پرداخت میشوند.
دسته دوم: هزینه هایی که از طریق واسط (عموماً تنخواه گردان) به تامین کننده پرداخت میشود.
نحوه ثبت هزینه مستقیم در نرم افزار سپیدار
در نرم افزارهای حسابداری جهت ثبت هزینه های مستقیم، بهتر است طرف حساب آن مشخص باشد. این هزینه ها یا در قبال دریافت فاکتور خرید (خدمات) انجام شده و یا بدون فاکتور پرداخت شده است. در ادامه هر دو ثبت را بررسی خواهیم کرد.
ثبت و پرداخت هزینه در سپیدار با فاکتور خرید خدمات
مرحله اول: ثبت فاکتور خرید خدمت
با مراجعه به فرم “فاکتور خرید خدمت جدید” ، مشخصات فاکتور شامل تامین کننده، تاریخ و قلم خدمت قابل ثبت می باشد.
توجه داشته باشید که مرکز هزینه و معین هزینه خدمت برای صدور سند حسابداری الزامی است. نهایتاً سندی به شرح ذیل خواهیم داشت.
مرحله دوم: پرداخت هزینه
با استفاده از ایکون “ثبت اعلامیه پرداخت” که در بالای فاکتور خرید قابل دسترسی است، فرم مربوطه باز خواهد شد. سیستم به صورت خودکار نوع پرداخت، مشخصات تامین کننده را از فاکتور بازخوانی خواهد کرد. کافی است تاریخ و نحوه پرداخت وارد شود، در اینصورت سندی به شرح ذیل خواهیم داشت.
همانطور که ملاحظه میشود در مرحله اول حسابهای پرداختی تامین کننده بستانکار و مرحله بعدی بدهکار شده است.
ثبت و پرداخت هزینه در سپیدار بدون فاکتور خرید خدمات
مطابق تمام پرداخت های مستقیم، کافی است به فرم “اعلامیه پرداخت جدید” مراجعه شود. با انتخاب نوع پرداخت “به سایر” و حساب معین هزینه مورد نظر، باید مرکز هزینه در قسمت “طرف مقابل” انتخاب شود. با ثبت نحوه ی پرداخت (چک، اعلامیه برداشت و . . .) سندی به شرح ذیل صادر خواهد شد.
در این حالت همانطور که مشخص است تامین کننده خدمت، گردشی نخواهد داشت. همچنین درصورتی که حساب معین هزینه انتخاب شده تفصیلی پذیر باشد، سیستم بصورت خودکار مرکز هزینه انتخاب شده را به عنوان تفصیل انتخاب میکند.
نحوه ثبت هزینه غیر مستقیم در نرم افزار سپیدار
شرکتها برای سهولت کار هزینه های روزمره و جزیی را از طریق تنخواه گردان انجام میدهند. واضح است برخی از هزینه های یک شرکت مانند نوشت ابزار و آبدارخانه و … نیازی به ثبت جداگانه هزینه و مشخصات تامین کننده آن ندارد. در چنین مواردی جهت ثبت هزینه در نرم افزار حسابداری دو مرحله پیش رو داریم.
شارژ تنخواه گردان
در اولین مرحله، مبلغی از حساب اصلی شرکت به تنخواه گردان پرداخت خواهد شد. برای ثبت این گردش کافی است به فرم “اعلامیه پرداخت جدید” مراجعه شود. در قسمت نوع پرداخت “به سایر” و حساب معین “تنخواه گردان”، همچنین طرف مقابل شخص تنخواه گردان انتخاب شود. با ثبت نحوه ی پرداخت (چک، اعلامیه برداشت و . . .) سندی به شرح ذیل صادر خواهد شد.
ترمیم تنخواه گردان
برای ثبت و شناسایی هزینه ها در نرم افزار، لازم است سند حسابداری مربوطه صادر شود. در این سند مطابق با گزارش تنخواه گردان، هزینه ها بدهکار و تنخواه گردان بستانکار خواهد شد. در نهایت سندی مشابه سند هزینه ذیل خواهیم داشت.
اطلاعات بیشتر
در این مقاله دیدم که چطور میتوان با در نظر نحوه پرداخت، سند هزینه را در نرم افزار حسابداری سپیدار ثبت کرد. در صورت نیاز به راهنمایی بیشتر و خرید نرم افزار سپیدار، با ما در ارتباط باشید.
www.behradbs.ir
خیلی مطلب خوبی بود. ممنون از به
اشتراک گذاری.